電子文件檔案管理系統(tǒng)  V6.0

　　文件管理：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供了簡單的文件管理功能，可以實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文的錄入，電子文件上傳，文件處理，檔案軟件系統(tǒng)提供常用的收發(fā)文模版，提供文件檢索和報(bào)表打印功能。

　　檔案管理：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供文書、會(huì)計(jì)、科技、聲像、實(shí)物、人事、資料(參考資料、圖書)等標(biāo)準(zhǔn)門類;

　　報(bào)表：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中每個(gè)檔案門類都能夠提供標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄，具有自定義修改報(bào)表功能。每頁A4紙張可以打印多個(gè)卷脊、盒脊。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中檔案館版本能夠提供各種館藏檔案數(shù)據(jù)的著錄，包含建國前、建國后和革命歷史時(shí)期的各種類型的館藏檔案。

　　通用功能：

　　錄入權(quán)限過濾：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件遇到文件多全宗號時(shí)，全宗號列表按檔案軟件用戶所屬的全宗權(quán)限自動(dòng)進(jìn)行過濾。實(shí)體分類號錄入時(shí)，在實(shí)體分類列表進(jìn)行選擇，系統(tǒng)自動(dòng)過濾出當(dāng)前用戶權(quán)限范圍內(nèi)數(shù)據(jù)的實(shí)體分類號，按用戶全宗、用戶部門、當(dāng)前檔案類別進(jìn)行過濾。

　　存加功能：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件錄入完一條記錄，點(diǎn)擊存加，可以直接保存該記錄并添加下一條記錄。

　　自動(dòng)生成字號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中的文號由機(jī)關(guān)代字、年度和順序號三部分組成的。機(jī)關(guān)代字在輔助字典中設(shè)置，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)年度、機(jī)關(guān)代字、順序號生成當(dāng)前錄入數(shù)據(jù)的文號。

　　自動(dòng)生成檔號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以選擇自動(dòng)生成檔號，檔號由系統(tǒng)根據(jù)檔號各組成項(xiàng)自動(dòng)生成。用戶不選擇自動(dòng)生成檔號，錄入時(shí)，件號不需要錄入、檔號為空，組卷標(biāo)識為未組卷。

　　日期選擇：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件對于日期型的著錄項(xiàng)，提供日期型的選擇框進(jìn)行選擇輸入，以減少用戶輸入量，提高錄入速度和準(zhǔn)確性。

　　自動(dòng)生成錄入項(xiàng)：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在數(shù)據(jù)錄入時(shí)，錄入項(xiàng)屬性可以選擇加一或繼承。例如：件號、順序號可以自動(dòng)加一;全宗號、組卷年度、保管期限、案卷號、部門、錄入人都可以選擇繼承。

　　必錄項(xiàng)檢查：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以設(shè)定某些字段是必錄項(xiàng)，必錄項(xiàng)為空時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提供不能保存。

　　選擇輸入：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以由用戶自己設(shè)定某些文本型字段可以進(jìn)行選擇輸入，用戶可以通過字典設(shè)置，設(shè)置好可以選擇的范圍，在錄入時(shí)直接進(jìn)行選擇。例如保管期限、密級等字段。

　　批量修改/替換：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有對某一著錄項(xiàng)的多條內(nèi)容進(jìn)行批量的替換、更改。內(nèi)容可通過查詢操作來過濾選擇。

　　批量刪除：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件為用戶提供對某一著錄項(xiàng)的多條內(nèi)容進(jìn)行批量刪除。內(nèi)容可通過查詢操作來過濾選擇。

　　目錄序列：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可選擇按全宗、保管期限、年度等不同的字段序列進(jìn)行數(shù)據(jù)分層顯示。

　　快速檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有快速檢索檔號、題名、文號三個(gè)字段的快速檢索框，方便實(shí)用。

　　隱藏門類樹：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中門類樹可以隱藏起來，增加數(shù)據(jù)瀏覽列表的寬度;

　　隱藏二級模塊：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶為了在瀏覽數(shù)據(jù)時(shí)增加數(shù)據(jù)列表的寬度，可以隱藏或彈出二級模塊。

　　2.整理

　　文件期限鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有通過全宗號、年度、文號、責(zé)任者、題名進(jìn)行查詢的功能，在查找結(jié)果中選擇全部或部分記錄進(jìn)行鑒定，將原字段的空值填寫成鑒定的保管期限和分類號，原字段有值時(shí)，用鑒定后的值覆蓋原值。

　　檔案期限鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中的文件查詢條件相同時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)只查詢出組卷標(biāo)識為“未組卷”的檔案。進(jìn)行保管期限和分類號的批量鑒定。

　　文件歸檔：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有把文件表中需歸檔的文件歸檔到檔案表的功能。通過查詢，選擇需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)。歸檔后，文件表中的文件還繼續(xù)存在，歸檔狀態(tài)由需歸檔改為已歸檔。

　　簡化組卷：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件對錄入時(shí)并未組卷的檔案(組卷標(biāo)識為未組卷、件號、檔號為空的檔案)能夠進(jìn)行自動(dòng)生成檔號的過程。查詢出需要組卷的數(shù)據(jù)，再通過排序設(shè)置組卷文件的件號排列規(guī)則，系統(tǒng)可自動(dòng)生成件號和檔號。

　　撤銷組卷：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可對已完成組卷的數(shù)據(jù)，進(jìn)行撤銷組卷。檔案軟件系統(tǒng)自動(dòng)將撤銷的數(shù)據(jù)的件號、檔號清除，將組卷標(biāo)識改回未組卷。

　　手工裝盒：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有在用戶錄入檔案時(shí)不錄入盒號，根據(jù)檔案實(shí)體的裝盒上架情況，對檔案的盒號進(jìn)行統(tǒng)一賦值的過程。

　　檔案調(diào)整：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有對檔案的順序調(diào)整和檔號重置的過程，包括件號順序調(diào)整、案卷順序調(diào)整、卷內(nèi)順序調(diào)整。

　　3.檢索

　　門類檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供對文件、檔案、資料、圖書信息的分門類檢索。在同一門類中，可設(shè)置查詢條件進(jìn)行檢索。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持門類數(shù)據(jù)按一定的目錄進(jìn)行序列分層顯示，例如歸檔文件按年度進(jìn)行分層顯示。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持精確檢索、模糊檢索、組合條件檢索。

　　快速檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有門類數(shù)據(jù)列表功能，能夠提供快速檢索框，便于用戶隨時(shí)檢索

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件允許用戶自定義查詢界面，將常用的查詢字段置于界面的易用位置，提供查詢效率。

　　智能檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件檢索方式類似于Baidu的檢索輸入框，檔案軟件用戶不需要選擇需要檢索的門類和字段，系統(tǒng)在所有的門類和字段中去檢索。多關(guān)鍵詞帶空格檢索。

　　二次檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持對上次查詢結(jié)果再進(jìn)行進(jìn)階查詢。從而逐步縮小查找范圍，查找到所需文件。

　　原文檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持對原文查詢、修改、刪除、下載等功能的操作?？刹樵冊牡拿Q、類型、大小、版本號、作者等相關(guān)信息?？蓪σ延械脑倪M(jìn)行屬性的修改，原文的更替。可刪除某一個(gè)或一批原文。可下載原文的原始文件。

　　4.借閱

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶需要查閱其權(quán)限范圍外的數(shù)據(jù)時(shí)，必須提出借閱申請。本模塊主要是檔案軟件管理員對各種申請進(jìn)行審批的功能，管理員可以做出同意或拒絕的批復(fù)?？柒髽I(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以根據(jù)不同用戶權(quán)限，經(jīng)過檔案管理部門嚴(yán)格審批通過才能調(diào)閱電子檔案原文信息。本模塊對實(shí)體檔案的借閱、歸還、催還進(jìn)行管理;對電子文件的借閱、歸還進(jìn)行管理。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在查詢選擇需要借閱的檔案時(shí)，按照利用工作流程進(jìn)行審批確認(rèn)，提供借閱服務(wù)。對利用進(jìn)行登記并進(jìn)行報(bào)表輸出。實(shí)現(xiàn)了電子文件和實(shí)體檔案的在線借閱、審批、歸還，同時(shí)提供過程中的消息通知、流程的定值。提供檔案借閱利用的信息統(tǒng)計(jì)，報(bào)表輸出。

　　檔案借閱：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有實(shí)體檔案借閱和電子檔案借閱分別申請功能。檔案軟件系統(tǒng)提供添加、整理、提交等步驟的向?qū)讲僮鳌?/p>

　　借閱查詢：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中借閱申請人可對所有的借閱單進(jìn)行查詢。查看每個(gè)單的申請單、數(shù)據(jù)明細(xì)、審批記錄;可以刪除申請單。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以按未提交、提交、駁回、審核、關(guān)閉等幾個(gè)狀態(tài)進(jìn)行借閱單查詢;可以按交時(shí)間段、實(shí)體或電子借閱等進(jìn)行借閱單查詢。

　　借閱審批：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件借閱申請人提交借閱申請后，相關(guān)審批人(其申請審批流程在檔案軟件系統(tǒng)管理的流程設(shè)置中進(jìn)行設(shè)置)及檔案保管員在登錄后，在借閱審批模塊可以看到相關(guān)的批次，(或是在“我的工作臺(tái)—待批流程”也會(huì)收到相關(guān)信息)可點(diǎn)擊“查看”按鈕來進(jìn)行審批處理。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的審批人用戶可查看申請人及申請借閱的文件明細(xì)，決定是否要進(jìn)行借閱，審批人可以對待批文件逐條進(jìn)行審批，數(shù)據(jù)審批后，選擇執(zhí)行借閱。如還需要向上一級領(lǐng)導(dǎo)提交審批，就需要進(jìn)行提交處理。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的實(shí)體借閱人將收到同意借閱實(shí)體檔案的消息，包括同意借哪份文件，什么時(shí)間可以去庫房借閱等。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的電子借閱人在電子檔案查看模塊可以查看已授權(quán)的電子檔案的原文。

　　實(shí)體檔案歸還：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在實(shí)體檔案借閱歸還后，檔案軟件系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中進(jìn)行歸還操作。文件狀態(tài)將改為已歸還。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在每一個(gè)借閱批次生成一個(gè)單號，檔案軟件系統(tǒng)管理員可按已歸還、未歸還、過期未歸還、三天后到期等不同的狀態(tài)進(jìn)行借閱單號的過濾查詢，可查看借閱明細(xì)。對每個(gè)借閱單的多份檔案，可以選擇全部或部分歸還。

　　催還：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件管理員可以對到期仍未歸還的檔案進(jìn)行催還處理，可以編輯催還消息，并發(fā)送郵件至借閱人。

　　電子檔案查看：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有經(jīng)過審批授權(quán)的電子檔案模塊，借閱申請人在該模塊下可以查看已授權(quán)的電子檔案的原文。

　　5.保管

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的保管模塊用于記錄庫房結(jié)構(gòu)、庫房溫濕度登記，在檔案上架時(shí)登記檔案存放位置，可通過虛擬庫房進(jìn)行檔案的查詢。

　　客房結(jié)構(gòu)設(shè)置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對多個(gè)庫房進(jìn)行設(shè)置，每個(gè)庫房可以同時(shí)含密集架及檔案柜二種設(shè)備。

　　庫房溫濕度登記：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以設(shè)置庫房標(biāo)準(zhǔn)的溫度及濕度;設(shè)置庫房三個(gè)不同的登記時(shí)間。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件能夠?qū)γ刻?、不同庫房、三個(gè)時(shí)間時(shí)間段，溫度和濕度進(jìn)行登記，一天登記一次室外溫度和濕度。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備不同年度，不同庫房進(jìn)行年溫濕度分析表統(tǒng)計(jì)功能。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以按庫房、登記時(shí)間進(jìn)行登記數(shù)據(jù)查詢，可以刪除登記數(shù)據(jù)。

　　檔案上架：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對已上架的檔案進(jìn)行庫房存放位置的統(tǒng)一輸入，以方便檔案管理人員按庫房位置進(jìn)行查找。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備不同門類，當(dāng)用戶按全宗、年度、期限、分類號、件號、盒號、案卷號等條件查詢要上架的檔案，選擇需要存放的庫房位置，該位置如果是空，可以選擇上架，如果已經(jīng)有存放過，可以選擇覆蓋或是追加。

　　虛擬庫房查詢：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對已經(jīng)上架的檔案進(jìn)行虛擬庫房查詢，提供圖形方式及門類樹型方式查詢檔案。

　　6.鑒定

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備對保管期限已到期的文件級/案卷級檔案進(jìn)行鑒定的功能，用戶可以決定是否仍有繼續(xù)保存的價(jià)值，如果有則修改保管期限及記載修改情況，繼續(xù)保存，否則進(jìn)行銷毀。同時(shí)本模塊也可鑒定檔案是否開放、是否控制，達(dá)到開放鑒定的功能，系統(tǒng)支持單卷、單件開放，也支持批量開放。

　　到期鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中檔案到期需銷毀清冊時(shí)，檔案軟件系統(tǒng)提交人將需銷毀清冊的檔案找出，提交申請給審核人，可以多層審批，審核人經(jīng)過審核批準(zhǔn)后，指定執(zhí)行人進(jìn)行銷毀清冊。

　　開放鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有保密功能，同時(shí)也可以將密級是”絕密”、”機(jī)密”、”秘密”的涉密檔案，密級改為開放。開放鑒定不需要走審批流程，由檔案軟件系統(tǒng)管理員直接鑒定開放即可。

　　7.編研

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供對重要文件匯編、組織沿革、人事任免匯編、全宗指南、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記等檔案編研。錄入編研記錄并添加原文，提供編研模版。

　　8.統(tǒng)計(jì)

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的統(tǒng)計(jì)功能是以表冊或數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程及其一般規(guī)律的工作，同時(shí)也可以讓檔案軟件系統(tǒng)管理員隨時(shí)掌握館藏情況。本模塊實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)計(jì)檔案館、檔案室保存檔案、利用檔案的情況，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果以報(bào)表形式打印出來。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件能夠統(tǒng)計(jì)出本系統(tǒng)提供按全宗、保管期限、歸檔年度、實(shí)體分類、密級、部門等統(tǒng)計(jì)條目的數(shù)量或原文數(shù)量;包括數(shù)據(jù)表和圖表，圖表有餅狀圖、直方圖等。

　　9.數(shù)據(jù)管理

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持將DBF、XLS、XLM、TXT等格式數(shù)據(jù)文件導(dǎo)入或?qū)С鱿到y(tǒng)門類表，可以設(shè)置門類表導(dǎo)入導(dǎo)出字段。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有操作日志查詢功能，按日期、門類、操作模塊、記錄ID、檔號等信息進(jìn)行查詢。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備回收站功能，刪除的門類數(shù)據(jù)和原文可以進(jìn)行恢復(fù)。

　　10.檔案移交

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件為用戶提供在線接收或者離線接收各個(gè)立檔單位的電子數(shù)據(jù)和實(shí)體數(shù)據(jù)，并能夠根據(jù)接收的情況自動(dòng)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和管理。填寫移交表進(jìn)行移交登記。

　　11.系統(tǒng)設(shè)置

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的管理系統(tǒng)采用集中管理，分級授權(quán)和用戶與角色相結(jié)合的控制管理模式，使整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用即保證了良好的靈活性，又保證了數(shù)據(jù)的安全得到良好的保證。

　　基本設(shè)置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備密碼規(guī)則、分級授權(quán)、消息服務(wù)設(shè)置等功能。

　　密碼規(guī)則分為三種：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的密碼由任意字符、最小長度8位且必須由字母數(shù)字和特殊符號組成。

　　消息服務(wù)設(shè)置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備對電子文件和實(shí)體文件的歸還期設(shè)置提前通知的功能。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供常用的門類表，包含文書檔案 科技檔案(基建檔案 設(shè)備檔案、地質(zhì)檔案)、會(huì)計(jì)檔案、 聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、設(shè)備檔案。

　　門類定制：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可按照自身的業(yè)務(wù)和管理需求自定義門類結(jié)構(gòu)。

　　根據(jù)模塊生成新門類：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可根據(jù)模板生成新的門類;

　　修改門類表字段：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可對門類表結(jié)構(gòu)進(jìn)行字段名稱、屬性的編輯;

　　修改錄入卡片界面：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以根據(jù)自己的習(xí)慣調(diào)整卡片界面上顯示字段項(xiàng)、卡片大小、錄入框大小、錄入字段位置拖動(dòng)。

　　全宗號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件能夠按檔案館分配給立檔單位的全宗號錄入，無分配代碼的單位可參考單位名稱自行設(shè)置。提供多全宗號管理。提供全宗號及全宗名的錄入、刪除、修改功能。

　　實(shí)體分類：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶在錄入不同全宗時(shí)可以獨(dú)立設(shè)定實(shí)體分類。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件實(shí)體分類不限層級，可錄入上級分類、類目序號、類目名稱、關(guān)鍵詞，最底層分類可錄入歸檔范圍，包含序號、歸檔范圍、保管期限，提供歸檔范圍的修改和刪除功能。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可將某一全宗的實(shí)體分類方案導(dǎo)出成EXCEL表格，并可導(dǎo)出歸檔范圍及關(guān)鍵詞內(nèi)容。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的復(fù)制分類功能可將某一全宗的實(shí)體分類方案復(fù)制到另一個(gè)全宗。

　　輔助字典：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供密級、保管期限、部門、文種等字典?？梢暂斎胱值鋬?nèi)容，用戶在錄入進(jìn)行選擇。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持每個(gè)全宗有獨(dú)立的輔助字典;字典也可以從其它全宗進(jìn)行導(dǎo)入;可以設(shè)置字典列表某個(gè)值做為默認(rèn)的字典顯示。

　　檔號格式：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以選擇檔號組成項(xiàng)，設(shè)置組成項(xiàng)在檔號中的排列順序、長度及組成項(xiàng)的分隔符。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶在不同的檔案門類、不同全宗，可以設(shè)置不同的檔號格式。

　　重整檔號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶在調(diào)整檔號格式后，系統(tǒng)通過重整檔號功能對已采用之前檔號格式生成的數(shù)據(jù)重新調(diào)整，按新的檔號格式重新生成檔號。

　　組織機(jī)構(gòu)：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以通過分級設(shè)置單位代碼、單位名稱、所屬全宗、父級單位代碼，對組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置。

　　角色：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件角色即是擁有相同工作性質(zhì)(系統(tǒng)功能操作權(quán)限)的用戶組。一個(gè)角色可以有多個(gè)用戶，一個(gè)用戶又可以擁有多個(gè)角色，此模塊提供角色的設(shè)置。

　　用戶：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件管理員可對檔案軟件用戶單獨(dú)設(shè)置對功能及數(shù)據(jù)的操作權(quán)限，用戶可以繼承所屬角色和部門的權(quán)限。

　　顯示列表設(shè)置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有調(diào)整各檔案門類瀏覽列表的顯示字段項(xiàng)功能，設(shè)置字段顯示順序及寬度。用戶可將自定義后的設(shè)置存為默認(rèn)值，系統(tǒng)提供恢復(fù)默認(rèn)值的功能。

　　字段屬性設(shè)置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有對各個(gè)檔案門類的字段屬性如字段是否值繼承、是否可為空、是否為權(quán)限控制字段、是否可重復(fù)、是否自動(dòng)加一、是否為目錄序列字段等屬性進(jìn)行設(shè)置的功能。

　　歸檔項(xiàng)設(shè)置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以設(shè)置文件(包括發(fā)文、來文和內(nèi)部文件)歸檔到那個(gè)檔案門類，以及二個(gè)表之間字段對應(yīng)關(guān)系。

　　流程設(shè)置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對實(shí)體檔案借閱、電子檔案借閱、到期鑒定設(shè)定工作流，設(shè)置審核人和執(zhí)行者，審核人支持多個(gè)用戶，執(zhí)行者只能是單個(gè)用戶或是某個(gè)角色。

　　原文FTP方式存儲(chǔ)：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件配置FTP服務(wù)器、FTP登錄用戶、密碼、原文存放位置等信息。

　　郵件配置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件發(fā)送郵箱設(shè)置主要填寫SMTP服務(wù)器、登錄的郵箱地址、密碼、發(fā)送的郵箱地址等信息。