本系統(tǒng)用起來簡單方便直觀可靠，輕而易舉地實現(xiàn)檔案資料文件全面信息化管理，本系統(tǒng)可聯(lián)網使用，聯(lián)網的每臺電腦均可打開記錄或修改或查閱。本系統(tǒng)查找資料更方便更快捷，使每件資料的存放位置、資料介質、資料來源、借出情況、入檔時間等信息記錄得清清楚楚，軟件采用樹枝狀結構管理，查找起來方便簡單，人人都會操作，不需要太多的電腦知識。
本系統(tǒng)不僅可以管理我們的傳統(tǒng)檔案，而且還可以管理我們的現(xiàn)代電子檔案，可以直接打開任何格式電子檔案文件。特別是多臺電腦聯(lián)網使用時更顯得這功能有強大的管理能力，無論有多少人做了多少文件，無論是在那一臺電腦做的文件或存在那一個角落，無論何時做的文件，無論做文件的人在還是不在，只要納入本系統(tǒng)管理，都可以很容易打開；領導可以在一臺電腦中隨時打開每一個職員每一臺電腦上做的文件進行瀏覽或修改，不需要問職員把文件存在那里，只要職員做完文件后納入本系統(tǒng)管理就可以全方位打開。
其它人瀏覽文件時不是打開原文件，而是系統(tǒng)自動打開一個臨時文件，不會改動原文件內容，也刪除不掉原文件，原文件安全可靠，一個文件可供許多人同時瀏覽。
本系統(tǒng)層次結構分明，標準的名稱俗語，直觀簡潔的查找方法，使您的檔案資料絮而不亂，可以把幾十年幾百年幾千年的檔案資料管理得清清楚楚，檔案編號自動有序生成，可節(jié)省您許多寶貴時間，大大減輕了檔案員繁瑣的管理工作，提高檔案資料利用價值，使您的檔案資料成為有價值的傳世之寶，使您今天的擋案資料在幾百年后成為后人的無價之寶也。
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